International Trustee Sjoerd Timmermans 
Sjoerd Timmermans is International Trustee in de Kiwanis International Board
Kiwanis-International bestaat over de gehele wereld uit 53 districten en wordt bestuurd door een International Board die bestaat uit een Executive Board ( President, vice-President, Past-president en President-elect) en 15 Trustee's, zeg maar Bestuursleden. De 11 en 4 aanstaande Europese Districten worden bovendien "bestuurd" middels het KI-EF (Europese federatie).
Niet elk District is vertegenwoordigd in de International Board; dat zou dit bestuurslichaam te log maken. Van de 11+4 districten in Europa zitten er twee Trustees in de International Board . Het is dus een hele eer om als Nederlandse Kiwanian deel uit te maken van de International Board.
De Trustee's hebben de volgende taken: 1. lid van de Board. 2. lid van enkele Commitees die zich bezig houden met zaken als "Audit en finance", Membership, Gouvernance, Programms en Education. 3. Counseling van 2 á 3 Districten. Dit "counseling" is in feite begeleiding van Districten in de ruimste zin. Bezocht worden de Districtsconventies en eventueel een extra trainingsconference.
Als Europese Trustee in de International Board neemt hij ook "qualitate qua" deel aan de vergaderingen van de KI-EF.
Tijdens de Bestuursvergadering van de International Board wordt vooral gesproken over beleidszaken, budgetteringen en "service leadership programma's als Kiwanis Junior, Key Club, Circle-K, K-leader, Aktion Club e.a.
Tijdens de KI-EFvergadering wordt vooral gesproken over groei en opleidingen binnen Europa.
Deelname aan de discussies in de International Board vindt plaats op basis van gezond verstand en wetend wat er leeft in bijv KI-EF. Het is dus zaak op de hoogte te blijven wat er in EU speelt.
Ik hou me vooral bezig met de volgende onderwerpen: 1. Audit en finance 2. Membership 3. Counseling van de districten Georgia en New England in de USA. Daarnaast ben ik ook belast met de begeleiding van de t.z.t. aan te wijzen districtfuntionarissen die leiding gaan geven aan het Eliminate project, het grote wereldwijde Kiwanis International Project ter bestrijding van Tetanus.
Van elke Boardvergadering wordt een verslag opgesteld dat geheel openbaar is.
Alle notulen van de International Board zijn te vinden op de website van Kiwanis: Community Kiwanisone !
Hieronder de link !
http://community.kiwanisone.org/media/g/international_boards/default.aspx
Update per juni 2011:
Nu na een jaar aktief te zijn geweest als internationaal bestuurder is een update van deze “colomn”op zijn tijd. Ook is het nodig de rol en taken van een trustee wat beter naar voren te brengen, zowel binnen als buiten de eigen club.
Wat is nu feitelijk de rol van een International Trustee?
Naast het deelnemen aan de 4 vergaderingen per jaar, waarvan er dit jaar voor het eerst één werd gehouden via conference calls en Skype (was overigens niet echt een succes, maar daarover later) zijn er ook de bezoeken aan 3 districten ergens in deze wereld.
Zinvol of zinloos zou je je kunnen afvragen. Het is maar net hoe je dat bekijkt.
Kiwanis is een wereldwijd opererende serviceclub, verenigd onder één naam en ook één uitgangspunt: de kinderen van de wereld. Zo’n organisatie van vrijwilligers, vaak ook nog heel eigenwijze, aansturen is uiterst lastig. Iemand in Europa ervaart het Kiwanian zijn totaal anders dan een lid in Azie of Amerika. Daarom is ooit gekozen voor het fenomeen : counselor.
Elke trustee, als counselor, bezoekt minimaal één keer per jaar een district, vertelt daar aan het bestuur over het wel en wee van de gehele organisatie, brengt de boodschap van de KI President over en neemt kennis van alles wat er in het betreffend district omgaat.
Zinvol/zinloos? Hierover kunnen we duidelijk zijn, het is uiterst zinvol!
Districten worden op deze manier “bij de les” gehouden en volgen min of meer het algemeen uitgezette beleid. Daarnaast wordt voorkomen dat er een geheel eigen afwijkende weg wordt gekozen. Ook kunnen lessen worden getrokken uit aktiviteiten van districten en worden meegenomen naar andere districten.
Kortom, de jaarlijkse bezoeken zijn zeer zinvol.
Waarom worden er trustees naar andere werelddelen gestuurd ?
Ook dat heeft een reden. Elk district kent weer een andere cultuur. Zelfs binnen Europa, met 9 full districten, is sprake van 9 verschillende culturen, om maar niet van verschillende talen te spreken. Juist daarom is het van belang de Europese trustees naar verre oorden te sturen en dit daar uit te leggen en ook weer te leren van de bezochte districten. Trustees uit bij voorbeeld Amerika kunnen zo kennis nemen van de Europese culturen. In het verleden werd juist gestreefd de trustees dicht bij huis te laten opereren. Dit bleek geen echt succes. Met het nu gevoerde beleid wordt het meest maximale rendement behaald.
Naast het counselen, 1 keer per jaar en in een enkel geval en tweede keer, is met name het beleidsvoorbereinde aspect interessant. Mijn ervaring in de commissie Audit en Finance gaven mij een helder beeld van de financiën binnen Kiwanis en hoe prudent er met de aan “ons” toevertrouwde gelden wordt omgegaan. Er is een stevig vermogen dat defensief is belegd en toch zeer goede resultaten heeft opgeleverd. Het aansturen van de SLP’s (Service Leadership Programma’s als bv. Key Club en Circle K) is ook interessant. Als je naar de ledentallen van die clubs kijkt zit hier het potentieel voor de toekomst van de “klassieke” Kiwanisclubs.
Moderne media. In de januari-vergadering is er gebruik gemaakt van moderne media als Skype en conference calls. Het probleem bleek vooral te liggen in het simultaan vertalen, aanwezigheid van 2 tolken, waardoor er bijkans een Babylonische spraakverwarring ontstond. Ook bleek de moderne media lastig bij bilaterale gesprekken die soms in de wandelgangen worden gevoerd.
Bovendien blijkt er behoorlijk politiek bedreven te worden, dit met name rond de beslissing over de lokatie voor de Internationale Conventie 2014. Een beslissing zal nu tijdens de boardmeeting in Geneve worden genomen. Moderne media is hiervoor bepaald lastig. Wel zal de stap worden gezet naar meer digitale communicatie en zullen de trustees worden “uitgerust” met i-pad’s waardoor de gigantische hoeveelheid drukwerk kan worden ingeperkt.
Binnenkort meer !
28 juni 2011, Sjoerd
Update per 8 nov 2011:
Sinds de vorige werkvergadering op 3 oktober mocht ik weer op reis. In de eerste plaats was er de KIEF Board meeting. Als trustees worden we geacht om ook de Executive Board meeting bij te wonen. Wij, zo ook Alan Penn, waren min of meer ontboden om omstreeks 14.00 uur aanwezig te zijn. Ter plekke werd gemeld dat we pas om 16.00 uur aanwezig mochten zijn. Het bestuur wilde nog even en petit comité met de Bylaws advisor Herman Pittomvills vergaderen.
In de vergadering van 16.00 uur werden de conclusies van de " auditors" bekend gemaakt. Deze heb ik aan jullie allen verzonden. Er was dus niets aan de hand en de stukken waren daarmee goedgekeurd. Hiertegen hebben we stelling genomen. De general assemblee in Den Haag keurde ze af dus moeten ze in Bergen opnieuw ter tafel te komen. Dit werd ook in de vergadering van de voltallige board zo neergelegd.
Na Praag vloog ik door voor de KI Board meeting in Indianapolis. Al eerder heb ik hier aangegeven te pleiten voor een CFO, eens in de vijf jaar inhuren van McKinsey of gelijkwaardig en orde op zaken te stellen binnen de KI staf. Alle voorstellen zijn aangenomen en het arbeidscontract van Jill Madinger (grootste probleem) is inmiddels beëindigd.
Nu geniet ik van een betrekkelijke rust, eerstvolgende reis pas op 10 januari. Maar inmiddels bellen clubs om me uit te nodigen en te komen spreken. Vorige week KC Leiden en woensdag naar KC Uden Veghel.
Ook gaan we van start met de campagne voor de verkiezingen in Vancouver. Er wordt grote druk op mij uitgeoefend om mijn kandidatuur naar 2013 te verschuiven waarbij ik dan op een grotere steun van meerdere Amerikaanse districten mag rekenen. Dus doen we dat.
Er komt een website : www.sjoerdtimmermans.org. Op 16 november gaan we (Shirley, Wim Sp, Roelant, Yarka en ik) om tafel in Maassluis. Henk N. kan helaas niet maar heeft wel zijn steun bij het opstarten van de website toegezegd.
We houden jullie op de hoogte.
|